Kendelse af 11. december 2003. 03-96.602
Afgift for for sent indsendt årsregnskab ikke eftergivet.
Årsregnskabslovens § 62
(Lise Høgh, Morten Iversen og Jan Uffe Rasmussen)
 
Ved skrivelse af 18. marts 2003 har statsautoriseret revisor A på vegne af direktøren i K1 ApS og K2 ApS klaget over, at Er­hvervs- og Selskabsstyrelsen i skrivelse af 14. marts 2003 har afslået at fritage den pågældende direktør for betaling af de pålagte afgifter for ikke rettidig ind­sendelse af selskabernes årsregnskaber.
 
Sagens omstændigheder:
 
K 1 ApS og K 2 ApS har perioden 1. juli til 30. juni som regnskabsår. Da selskabernes års­regnskaber for perioden 1. juli 2001 til 30. juni 2002 ikke var modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen inden den i den hidtidige årsregnskabslovs § 62, stk. 1, fastsatte frist på 6 måneder efter regn­skabsårets udløb, sendte styrelsen i henhold til lovens § 62, stk. 6, den 15. januar 2003 breve til selskabernes direktør på selskabernes registrerede adresser med påkrav om at mod­tage regnskaberne senest den 27. januar 2003. Samtidig meddelte sty­relsen, at såfremt regnskaberne blev modtaget senere, ville hvert medlem af selskabernes ledelse i medfør af den hidtidige årsregnskabslovens § 62, stk. 6 og 7, blive pålagt afgift for overskri­delse af indsendelsesfristen. Regnskaberne blev først modtaget i Er­hvervs- og Selskabs­styrelsen den 12. februar 2003, og ved skrivelser af 21. februar 2003 pålagde styrelsen herefter under henvisning til den nye årsregnskabslovs § 151, stk. 3, direktøren i de to selskaber, B, en afgift på 2.000 kr. for hvert selskab.
 
Ved skrivelse af 14. marts 2003 afslog Erhvervs- og Selskabsstyrelsen en an­modning af 25. februar 2003 fra statsautoriseret revisor A om afgiftsfrita­gelse, idet der ikke var oplyst sådanne særlige omstændigheder, som kan begrunde hele eller delvis afgiftsfritagelse.
 
I to enslydende klageskrivelser af 18. marts 2003 til Erhvervsankenævnet har statsautoriseret revisor A anført:
 
”…
 
Grunden til at vi søger fritagelse er, at der var betydelige edb problemer ved status revisionen og at vi var nødt til at få disse problemer løst før vi kunne aflægge et regnskab der efterlevede kravene iht. årsregnskabsloven og skattelovgivningen.
 
Samtidig har vores medarbejder der udførte revisionen, betydelig regnskabsmæssig og bogføringsmæssig assistance i K 2 ApS m.m. ligget i skilsmisse i slutningen af 2002 og i starten af 2003. Der var også børn der skulle tages stilling til. Dette har medført et fravær fra medarbejderens side hvilket har betydet at vi ikke har kunnet overholde tidsfristen.
 
Det at SMC’s økonomistyringssystem i K 2 samtidigt er svært at håndtere uden meget stort og bredt kendskab til systemet har medført at det ikke har været muligt at overdrage opgaven til en anden medarbejder.
 
Vi mener ikke at ovennævnte problemer kan lastes ledelsen i selskabet.
 
Disse problemer er blevet løst og vil ikke fremover give problemer med regnskabsaflæggelsen.
 
…”
 
I en af Erhvervsankenævnet indhentet redegørelse for sagen af 8. april 2003 har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen bl.a. udtalt: 
 
”…
 
Sagens retlige omstændigheder
 
Efter den tidligere årsregnskabslovs § 62, stk. 1, jf. lovbekendtgørelse nr. 526 af 17. juni 1996, skal et selskabs årsregnskab være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 6 måneder efter regnskabssårets afslutning.
 
Er årsregnskabet ikke modtaget senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb, sender Erhvervs- og Selskabsstyrelsen et påkrav om indsendelse af årsregnskabet til selskabets ledelse. Er årsregnskabet ikke modtaget senest den 8. hverdag efter dagen for påkravsbrevets datering, pålægger styrelsen hvert medlem af selskabets øverste ledelsesorgan en afgift, jf. den tidligere årsregnskabslovs § 62, stk. 6.
 
Det er selskabets ledelse, som efter årsregnskabsloven har ansvaret for, at selskabets bogførings- og regnskabsforhold tilrettelægges således, at årsregnskabet kan udarbejdes og revideres så betids, at godkendelse og indsendelse af regnskabet til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen sker inden for tidsfristerne i årsregnskabsloven, jf. den tidligere årsregnskabslovs § 2 og § 62, stk. 1.
 
Et ledelsesmedlem kan dog fritages for betaling af den pålagte afgift, hvis særlige omstændigheder taler herfor, jf. den tidligere årsregnskabslovs § 62, stk. 7. Ifølge lovbemærkningerne til den pågældende bestemmelse foreligger disse særlige omstændigheder dog ”kun, hvor medlemmet over for Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan godtgøre, at vedkommende har søgt at fremme indsendelsen, og at forsinkelsen derfor ikke kan lægges den pågældende til last”, jf. bemærkningerne til lovforslag nr. L 83, Folketinget 1993-94, vedrørende den dagældende § 62, stk. 5.
 
Klageren gør gældende, at selskabernes direktør skal fritages for de pålagte afgifter, idet forsinkelsen skyldes problemer, som selskabernes direktør ikke kan lastes for. Anmodningen om afgiftsfritagelse begrundes som tidligere nævnt med, at der var betydelige edb problemer ved statusrevisionen, og det var nødvendigt at få disse problemer løst, inden selskaberne kunne aflægge årsregnskaber, der efterlevede kravene i henhold til årsregnskabsloven og skattelovgivningen.
 
Det anføres endvidere som en begrundelse for klagerne, at den medarbejder hos selskabets revisor, der udførte revisionen og yder betydelig regnskabsmæssig og bogføringsmæssig assistance i selskaberne, har ligget i skilsmisse i slutningen af 2002 og i starten af 2003. Da økonomistyringssystemet i K 2 ApS samtidig efter klagerens oplysninger er svært at håndtere uden et meget stort og bredt kendskab til systemet, var det ikke muligt at overdrage opgaven til en anden medarbejder.
 
Edb problemerne
 
Det er som nævnt selskabets ledelse, som har ansvaret for, at selskabets bogførings- og regnskabsforhold tilrettelægges således, at årsregnskabet indsendes rettidigt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, jf. den tidligere årsregnskabslovs § 2 og § 62, stk. 1.
 
Det fremgår desuden af anpartsselskabslovens § 20, stk. 1, 1. pkt., at et selskabs direktion skal sørge for, at selskabets bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på en betryggende måde.
 
Det følger af den generelle bestemmelse om god bogføringsskik i bogføringslovens § 6, at regnskabsmateriale skal opbevares således, at det ikke kan ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
 
Bemærkningerne til bogføringslovens § 10, der opstiller kvalitetskravene til bogføringspligtiges opbevaring af regnskabsmateriale, fastslår, at hvis regnskabsmateriale opbevares elektronisk, må det som følge af bestemmelsen i bogføringslovens § 6 kræves, at der løbende tages backups af materialet, og at disse backups regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed, jf. bemærkningerne til lov nr. 1006 af 23. december 1998.
 
Der skal i den forbindelse endvidere henvises til Erhvervsankenævnets kendelse af 18. juni 1998 vedrørende j.nr. 98-51.824, hvor Erhvervsankenævnet i en tilsvarende sag om edb problemer fastslog, at det er ledelsens ansvar at tilrettelægge selskabets bogføring og regnskabsforhold således, at årsregnskab m.v. kan udarbejdes og revideres i så god tid, at godkendelse og indsendelse kan ske inden for lovens frister, jf. årsregnskabslovens § 2 og § 62, stk. 1. På denne baggrund fandt Erhvervsankenævnet i den pågældende sag, at firmaets edb-bogføring ikke kan begrunde nedsættelse eller bortfald af afgifter, jf. årsregnskabslovens § 62, stk. 7.
 
Det skal desuden nævnes, at i den nye årsregnskabslov, jf. lov nr. 448 af 7. juni 2001, fremgår det udtrykkeligt af bemærkningerne til bestemmelsen i lovens § 152, at edb-problemer ikke i sig selv berettiger til afgiftsfritagelse, jf. bogføringslovens bestemmelse i § 6 om god bogføringsskik.
 
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen finder som følge heraf, at selskabernes edb-problemer ikke kan begrunde, at selskabernes direktør fritages for de pålagte afgifter.
 
Revisors medarbejder
 
Klager har som anført tidligere endvidere begrundet anmodningen om afgiftsfritagelse med, at den medarbejder hos selskabets revisor, der udførte revisionen og yder betydelig regnskabsmæssig og bogføringsmæssig assistance i selskaberne har ligget i skilsmisse i slutningen af 2002 og i starten af 2003. Da økonomistyringssystemet er svært at håndtere uden et meget stort og bredt kendskab til systemet, var det ikke muligt at overdrage opgaven til en anden medarbejder hos revisoren.
 
Det skal hertil bemærkes, at det er selskabsledelsen, der har ansvaret for, hvem der vælges som revisionsfirma eller til at bistå med assistance vedrørende bogføring og regnskabsudarbejdelsen.
 
Med hensyn til klagerens argument om, at det ikke var muligt at overdrage opgaven til anden medarbejder i revisionsselskabet, da selskabernes økonomistyringssystemet er svært at håndtere uden et meget stort og bredt kendskab til systemet, skal det bemærkes, at det fremgår af bogføringslovens § 14, at den bogføringspligtige skal udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af opbevaringen af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal efter bestemmelsen gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at følge, hvorledes registreringer foretages, og hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift.
 
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen finder som følger heraf, at klagerens argument vedrørende personlige problemer hos den medarbejder hos selskabets revisor, der udførte revisionen og yder betydelig regnskabsmæssig og bogføringsmæssig assistance i selskaberne ikke kan berettige selskabernes direktør til afgiftsfritagelse.
 
Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering
 
På denne baggrund er det Erhvervs- og Selskabsstyrelsens opfattelse, at klageren ikke har godtgjort, at der foreligger sådanne særlige forhold, som kan begrunde, at selskabernes direktør skal fritages for de pålagte afgifter.
 
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fastholder derfor de pålagte afgifter pålagt direktøren i K 1 ApS og K 2 ApS[.]
 
…”
 
 
Ankenævnet udtaler:
 
Indledningsvis bemærkes, at da sagen vedrører K 1 ApS og K 2 ApS’ årsregnskaber for perioden 1. juli 2001 til 30. juni 2002, er det reglerne i den hidtidige årsregnskabslov (bekendtgørelse nr. 526 af 17. juni 1996 af lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v.), som finder an­vendelse, jf. den nye årsregnskabslov (lov nr. 448 af 7. juni 2001 om erhvervsdri­vende virksom­heders aflæggelse af årsregnskab m.v. (års­regnskabsloven)) § 165, stk. 3, med de ændringer, der følger af den nye lovs § 169. Erhvervs- og Selskabsstyrel­sen burde derfor i sine skrivelser af 21. februar 2003, hvorved direktøren i selskaberne blev pålagt afgifter for ikke rettidig ind­sendelse af selskabernes årsregnskaber, rettelig have henvist til den nye årsregnskabslov § 169, stk. 1, nr. 3 og stk. 3,  jf. den hidti­dige årsregnskabslovs § 62, stk. 6.
 
Det følger af den hidtidige årsregnskabslovs § 2 sammenholdt med § 62, stk. 1, at det er ledelsens ansvar at tilrettelægge selskabets bogføring og regnskabsforhold således, at årsregnskab mv. kan udarbejdes og revideres i så god tid, at godkendelse og indsendelse kan ske inden for lovens frister. På denne baggrund findes edb-mæssige problemer af den anførte karakter, samt forhold, som de oplyste hos det af selskaberne valgte revisionsfirma, ikke at kunne anses for en sådan særlig omstændighed, som efter den hidtidige års­regn­skabslov § 62, stk. 7, kan danne grundlag for hel eller delvis eftergivelse af pålagte afgifter for ikke rettidig indsendelse af årsregnskaber.
 
Ankenævnet tiltræder derfor, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved afgørelsen af 14. marts 2003 har afslået at fritage direktøren i K 1 ApS og K 2 ApS for betaling af de pålagte afgifter.